Cyfarfod o Fwrdd Chwaraeon Cymru ar ddydd Gwener 17 Mai 2024 yng Nghanolfan Genedlaethol Chwaraeon Cymru
Yn bresennol: Y Farwnes Tanni Grey-Thompson (Cadeirydd), Ian Bancroft (Is Gadeirydd), Delyth Evans, Nicola Mead-Batten, Yr Athro Leigh Robinson, Judi Rhys, Rajma Begum, Philip Tilley, Nuria Zolle, Chris Jenkins, Rhian Gibson, Hannah Bruce, Martin Veale
Staff: Brian Davies (Prif Swyddog Gweithredol), Emma Wilkins, Graham Williams, Owen Hathway, Owen Lewis, James Owens, Joanne Nicholas, Susie Osborne, Wendy Yardley (cofnodion)
Arsylwyr o Blith y Staff:
Allanol: Neil Welch (Llywodraeth Cymru), Princess Onyeanusi, Abiola Adio (amrywiaeth bwrdd corff cyhoeddus LlC).
1. Croeso / Ymddiheuriadau Am Absenoldeb
Croesawodd y Cadeirydd bawb i'r cyfarfod, gan gynnwys Princess ac Abi sydd wedi ymuno â'r Bwrdd fel rhan o gynllun cysgodi Amrywiaeth Bwrdd Llywodraeth Cymru. Ni dderbyniwyd unrhyw ymddiheuriadau. Diolchodd y Cadeirydd hefyd i'r Bwrdd am gymryd rhan yn yr hyfforddiant Diogelu y noson flaenorol a gofynnodd am unrhyw adborth cyn gynted â phosibl.
2. Datgan budd (os yw'n newydd)
Diweddarodd aelodau’r Bwrdd eu datganiadau o fudd fel a ganlyn:-
Cadarnhaodd Ian Bancroft, Prif Swyddog Gweithredol CBS Wrecsam, ei rôl mewn perthynas ag unrhyw drafodaeth ar y Partneriaethau Chwaraeon ac felly hefyd Phil Tilley mewn perthynas â Newport Live.
3. Cofnodion y cyfarfodydd diweddaf
3.1 Cofnodion, Log Gweithredu, Tracwyr Penderfyniadau a Materion yn Codi
Cytunwyd bod nodiadau’r cyfarfod dyddiedig 16 Chwefror 2024 yn gofnod cywir. Pob cam gweithredu wedi'u cwblhau.
3.2 Nodiadau Cyfarfod Arbennig 17 Ebrill 2024
Cytunwyd bod y nodiadau’n gofnod cywir.
3.3 Traciwr Penderfyniadau
Dim camau gweithredu heb eu rhoi ar waith.
4. Adroddiad y Cadeirydd a'r Weithrediaeth – SW(24)14
Ychwanegodd y Prif Swyddog Gweithredol y canlynol at yr adroddiad:
- Cyfarfod llwyddiannus gydag Ysgrifennydd newydd y Cabinet, Lesley Griffiths AS. Roedd yn falch o dderbyn ffigurau lefel uchel yr adroddiad Elw Cymdeithasol ar Fuddsoddiad. Rydym wedi cyhoeddi llythyr gyda chynnig i gwrdd â hi eto yn y dyfodol agos ar gyfer trafodaethau manylach.
- Cyfeiriad at Gylch Gwaith Aelodau'r Bwrdd – siarad â Llywodraeth Cymru. Penderfyniad terfynol o fewn yr ychydig wythnosau nesaf gobeithio. Er mwyn osgoi 3 blynedd yn olynol o benodiadau, rydym wedi awgrymu estyniad bychan (blwyddyn) i dymhorau'r ddau grŵp nesaf o aelodau'r Bwrdd i ganiatáu ar gyfer recriwtio fesul cam. Byddai hyn yn berthnasol i’r ddau grŵp y mae eu tymor ar hyn o bryd i fod i ddod i ben ym mis Awst 2024 a 2025.
- Adolygiad URC – mae'r grŵp Goruchwylio wedi cael ei sefydlu gyda'r Fonesig Anne Rafferty yn Gadeirydd a'r Fonesig Kate Grainger yn aelod wedi’i enwebu gan Chwaraeon Cymru. Un penodiad arall eto i'w wneud. I fod i gyfarfod 5 gwaith y flwyddyn. Mae hynny’n dod ag ymwneud Chwaraeon Cymru ag Adolygiad Rafferty i ben. Bydd rôl barhaus Chwaraeon Cymru yn ymwneud â’r Fframwaith Gallu a disgwyliadau / amodau’r llythyr cynnig er mwyn penderfynu ar adfer cyllid.
- Gemau Olympaidd Paris – Gwahoddiad gan BOA i'r Cadeirydd neu'r Prif Swyddog Gweithredol fynychu am 5 diwrnod. Cyfle sylweddol ac mae TGT yn meddwl y byddai'r Prif Swyddog Gweithredol mewn sefyllfa well i fynychu. Cyfle gwych i rwydweithio. Mae IB yn cytuno mai dyma'r syniad gorau, i'r Prif Swyddog Gweithredol fynychu, ac mae'n cefnogi hynny yn llawn. Cytunodd y Bwrdd.
- Canmolodd y Prif Swyddog Gweithredol ddau aelod o staff, Rebecca Pudsey a Steff Berrow, ar eu cyflwyniad yng nghynhadledd TRARIIS.
- Menter Ramadan lwyddiannus yn defnyddio cyllid Cynllun Gweithredu Gwrth-Hiliaeth Cymru gan Lywodraeth Cymru - adeiladodd yr ail flwyddyn hon ar y digwyddiad cyntaf. Y bwriad yw datblygu pecyn adnoddau i eraill ei ddefnyddio a llunio adroddiad ar gyfer y grŵp AWRAP.
5. Polisi a Strategaeth
5.1 Diweddariad Plas Menai: Partneriaeth gyda Parkwood Leisure SW(24)15
Fel rhan o broses y bartneriaeth reoli roedd archwiliad mewnol wedi cael ei gomisiynu ac rydym ar hyn o bryd 15 mis i mewn i gontract 10 mlynedd. Darparwyd manylion ariannol drwy'r hyperddolen a chynhelir cyfarfodydd rheoli chwarterol gyda Parkwood. Cyflwynir adroddiad blynyddol pellach, manylach i'r Bwrdd ym mis Gorffennaf ac yn flynyddol wedi hynny os bydd y Bwrdd yn cytuno.
Cafwyd trafodaeth a chynigiwyd sylwadau amrywiol, gan gynnwys yr angen am dynnu sylw at bwysigrwydd y cyfleuster i'r gymuned leol, gan gynnwys cynigion drwy gyfrwng y Gymraeg a hefyd yr angen am gadw llygad barcud ar y proffil cost / risg. Y gwir amdani yw, heb bartneriaeth mor arloesol yn ei lle, o dan y toriadau sylweddol diweddar yn y gyllideb, byddai rhai penderfyniadau anodd iawn wedi gorfod cael eu gwneud.
Cafwyd cyfarfod llwyddiannus yn ddiweddar ar y safle rhwng Sian ac AS yr ardal, Sian Gwenllian.
5.2 Gwerthusiad Cynllun Cronfa Cymru Actif (BAWF) SW(24)16
Papur trafod i roi’r wybodaeth ddiweddaraf i’r Bwrdd am ddosbarthu cyllid yn ystod 2023/24 drwy Gronfa Cymru Actif, a’r cynlluniau ar gyfer y dyfodol i adeiladu ar y gwerthusiad.
5.3 Llywodraethu'r Bwrdd SW(24)17
Papur i roi’r wybodaeth ddiweddaraf i’r Bwrdd ar y canlynol:-
- Canlyniad adolygiad Matrics Sgiliau'r Bwrdd
- Y cynllun ar gyfer gwerthuso aelodau'r Bwrdd
- Adolygiad o lywodraethu
Diolchodd IB i EW am ddod â'r gwaith at ei gilydd. Matrics sgiliau bwrdd – diolch i bawb am ddarparu eu gwybodaeth. Bydd mwy o ffocws i’r gwerthusiadau yn y dyfodol a byddant yn fwy perthnasol i'n fframwaith ni, gyda phwyslais cychwynnol ar hunanasesu. Bydd y broses yn barod ar gyfer y Bwrdd ym mis Medi a bydd sgyrsiau dilynol yn nodi camau gweithredu, anghenion hyfforddi ac amcanion y cytunwyd arnynt os oes angen.
Wedi cyfnewid trefn yr agenda i
5.5 Dysgu Dull Atebolrwydd (Cyflwyniad)
Rhoddodd JN gyflwyniad i'r bwrdd. Dros 9 i 12 mis mae'r Bwrdd wedi derbyn adroddiadau gan y tîm Rheoli Perthnasoedd o dan arweiniad JN.
- Yn cynnwys 55 o bartneriaid ac ymgais i ddarparu 3 pheth; atebolrwydd, adrodd straeon (dathlu ac eiriol), ac arloesi.
- Ethos y dull yw creu man diogel lle mae partneriaid yn cael eu hannog a'u cefnogi i roi cofnod gonest o'u gweithredoedd.
- Cyfarfodydd gyda phob partner bob deufis a'r holl wybodaeth yn cael ei chasglu i greu trosolwg. Wedyn ysgrifennu papur ar gyfer y bwrdd ac wedyn ei gyhoeddi. Mwy o gysondeb nawr a gwell ymrwymiad gan bartneriaid, yn enwedig gan eu bod yn gwybod bod y Bwrdd yn cael gweld yr adroddiad. O ganlyniad, rydym yn dod yn fwy ymwybodol o’r hyn sy’n digwydd yn y sector ac rydym yn fwy abl i roi cyfrif am y buddsoddiad cyhoeddus.
- Wedi cael adborth gan Bartneriaid ac addasiadau'n cael eu gwneud ar gyfer blwyddyn 3: lleihau i gyfarfodydd chwarterol gyda ffocws ar gynnwys nid y broses; ailgyfathrebu ei ddiben o fewn Chwaraeon Cymru ac i bartneriaid a gwneud y broses yn fwy effeithlon; annog arloesi drwy rannu arfer y tu hwnt i ddogfen a gorfodi rhai canlyniadau os na chedwir at derfynau amser. Yn olaf, rydym yn mynd i annog defnydd o'r dull y tu hwnt i'r Rheolwr Perthnasoedd a'r Prif Swyddog Gweithredol.
- Balch ein bod wedi gweithredu “cysyniad”.
5.4 Adroddiad Cynnydd a Dysgu Partner Ch4 SW(24)18
Darparwyd y papur hwn i'r Bwrdd cyn y cyfarfod.
5.6 Diweddariad Gwydnwch Sector / Uwchgynllunio System y DU (cyflwyniad)
Cyflwyniad gan OL ar broses Uwchgynllunio System UKSport. Ar hyn o bryd mae ei datblygiad yn nwylo’r Prif Swyddogion Gweithredol ar lefel y DU. Ymhlith yr heriau a nodwyd mae: disgwyliadau ar gyrff rheoli, pwysau ariannol a llywodraethu a dibyniaeth drom ar arian cyhoeddus (bron i 90% mewn rhai achosion). Mae pryder hefyd ynghylch cyrhaeddiad presennol a pherthnasedd y Gemau Olympaidd / Paralympaidd i bobl ifanc.
Cam 1 – ‘achos dros newid’ wedi’i ddatblygu rhwng (Tachwedd 22 a Mehefin 23). Cam 2 ‘cynllunio ar gyfer newid’ rhwng (Gorffennaf 23 a Rhagfyr 24) a Cham 3 ‘gweithredu’r newid’ (2025+).
Rhoddodd SO gyflwyniad pellach i'r Bwrdd ar rywfaint o waith cysylltiedig yng Nghymru mewn perthynas â Gwydnwch Sector. Ychwanegodd OL bod y ddau ddarn o waith yn wynebu heriau cyffredin. Mae angen i ni fabwysiadu dull ‘Llyfr Agored’ a sicrhau nad ydym yn ailadrodd ymdrech. Os bydd y prosiectau'n datblygu fel rydym yn rhagweld, y cyrff rheoli sydd i wneud y dewisiadau. Symud tuag at ffordd newydd o wneud pethau.
5.7 Adroddiad Iechyd a Diogelwch Blynyddol SW(24)19
Roedd EW wedi darparu papur cyn y cyfarfod – cafwyd cydnabyddiaeth i Craig Nowell a Hannah Bruce (Hyrwyddwr) am gymorth gyda'r papur. Bydd yn adrodd bob blwyddyn o'r pwynt hwn ymlaen.
5.8 Adroddiad Diogelu Blynyddol SW(24)20
Darparwyd papur cyn y cyfarfod. Diolchwyd i RG am fod yn Hyrwyddwr y Bwrdd.
6 . Cyllid a Risg
Dim adroddiadau i'w cyflwyno
7. Adroddiadau Grwpiau a Phwyllgorau Sefydlog y Bwrdd
7.1 Crynodeb o’r Is-grwpiau SW(24)21
Roedd y papur hwn yn crynhoi trafodaethau a phenderfyniadau cyfarfodydd is-grŵpiau’r Bwrdd ers cyfarfod blaenorol y Bwrdd. Cyflwynir unrhyw ddiweddariadau sylweddol neu faterion y mae angen gwneud penderfyniadau yn eu cylch mewn papurau ar wahân.
8. Unrhyw Fater Arall
Cyfarfod Bwrdd mis Medi i gael ei gynnal yng Ngorllewin Cymru - roedd Parc y Scarlets wedi cadarnhau argaeledd, fodd bynnag, efallai y byddwn yn edrych ar ddewisiadau eraill yn Abertawe oherwydd cysylltiadau trafnidiaeth gyhoeddus haws (i'w gadarnhau).
9. Dyddiadau’r cyfarfodydd nesaf: 12 Gorffennaf 2024
20 Medi (Gorllewin Cymru), 22 Tachwedd 2024
Cymeradwywyd y cofnodion gan y Bwrdd yn ei gyfarfod ar 12 Gorffennaf 2024.